MyCoachCRM
MyCoachCRM / Coaching Business System

Das Betriebssystem für dein Coaching-Unternehmen.

Sieh, woher deine Leads kommen, wo sie im Prozess stehen und was am Ende aus ihnen wird – in einem System, das wir auf deinen Kernprozess abstimmen.

Leads, Sales, Kunden, Aufgaben und Zahlungen an einem Ort. Automationen übernehmen Routine. KI unterstützt dort, wo sie wirklich hilft.

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297 €/Monat · 14 Tage kostenlos · erst danach entscheiden

MyCoachCRM / ProductSo funktioniert MyCoachCRM
Lead Journey

Julia Meier

  • QuelleWebinar
  • StatusGewonnen
  • Umsatz6.000 €
Next Action

2. Rate am 15.09.2026 fällig

So funktioniert MyCoachCRM

Leadquelle · Sales · Kunden · Aufgaben · Automationen · Zahlungen

Origin

Wir haben MyCoachCRM gebaut, weil wir selbst keine Lust mehr auf Tool-Chaos hatten.

Unser eigenes Coaching-Unternehmen lief irgendwann über CRM, Tabellen, Kalender, WhatsApp, Aufgabenlisten und Rechnungssoftware gleichzeitig.

Jedes Tool für sich funktionierte.

Das Problem war das Zusammenspiel.

  • 01Wo steht dieser Lead gerade?
  • 02Hat jemand nachgefasst?
  • 03Was ist am Ende aus ihm geworden?

Irgendwann war klar: Wir brauchen nicht noch ein Tool. Wir brauchen ein System, das unsere Abläufe zusammenführt. Daraus ist MyCoachCRM entstanden.

Von Coaching-Unternehmern entwickelt. Für Coaching-Unternehmen gebaut.

Real Asset / FounderReserviert
Foto der Gründer aus dem eigenen Coaching-Unternehmen.
Real Asset / Early CRMReserviert
Frühe eigene Version von MyCoachCRM mit der ersten Pipeline.
Real Asset / Process NotesReserviert
Whiteboard und Prozessskizzen aus dem eigenen Betrieb.
Ausgangslage

Dein Business ist gewachsen. Deine Systeme sind es vielleicht nicht.

Am Anfang geht vieles irgendwie.

Leads kommen über den Funnel. Termine landen im Kalender. Follow-ups stehen im CRM oder im Kopf des Closers. Kundeninformationen liegen in Notion, Slack oder WhatsApp. Aufgaben laufen über das nächste Tool. Für Rechnungen und Zahlungen gibt es wieder ein anderes System.

Mit wenigen Kunden funktioniert das.

Mit mehr Leads, Mitarbeitern und laufenden Coachings wird es unübersichtlich.

  • 01Woher kam dieser Lead?
  • 02Hat jemand nachgefasst?
  • 03Hat er gekauft?
  • 04Was wurde verkauft?
  • 05Wie ist der Zahlungsstatus?

Genau diese Lücken soll MyCoachCRM schließen.

Heute / verteilt
Funnel / LeadquelleEigene Ablage
KalenderEigene Ablage
CRMEigene Ablage
WhatsAppEigene Ablage
NotionEigene Ablage
Rechnungen / ZahlungenEigene Ablage
AufgabenEigene Ablage

BruchstelleJedes Tool kennt nur seinen Ausschnitt. Die Verbindung zwischen Quelle, Sales, Kunde und Zahlung stellt jemand im Kopf her.

MyCoachCRM / ein Prozess
  1. Quelle
  2. Lead
  3. Sales
  4. Kunde
  5. Betreuung
  6. Zahlung

Ein durchgängiger Verlauf – von der Quelle bis zur Zahlung.

System

Ein Prozess, den dein Team versteht.

MyCoachCRM verbindet Vertrieb, Kundenbetreuung, Aufgaben und relevante Finanzinformationen in einem gemeinsamen System.

Jeder sieht, was passiert ist.

Jeder sieht, was als Nächstes ansteht.

Und vor allem: Es ist klar, wer dafür verantwortlich ist.

Playbook / KernprozessBeispiel-Setup
  1. 01 / Source

    Leadquelle

    Marketing

    Webinar erfasst
  2. 02 / Lead

    Lead

    Setter · Lena

    Eingegangen
  3. 03 / Qualify

    Qualifizierung

    Setter · Lena

    Kriterien geprüft
  4. 04 / Termin

    Termin

    Setter · Kai

    Reminder automatisch
  5. 05 / Sales

    Sales Call

    Closer · Sven

    Notizen erfasst
  6. 06 / Follow

    Follow-up

    Closer · Sven

    Nachfassen offen
  7. 07 / Close

    Abschluss

    Closer · Sven

    Vertrag unterschrieben
  8. 08 / Handoff

    Kundenübergabe

    Sales → Coaching

    Übergabe angelegt
  9. 09 / Delivery

    Betreuung

    Coach · Anna

    Onboarding
  10. 10 / Payment

    Zahlung

    Backoffice

    2. Rate offen
Sales / Lead Management

Kein Lead sollte verloren gehen, nur weil niemand mehr daran gedacht hat.

Neue Leads landen direkt im richtigen Prozess.

Du siehst auf einen Blick, wer neu ist, wer bereits kontaktiert wurde, wo ein Gespräch ansteht und bei welchen Leads noch etwas passieren muss.

Dein Vertrieb verbringt weniger Zeit damit, Informationen zusammenzusuchen – und mehr Zeit mit den richtigen Gesprächen.

Sales PipelineCoaching · Kernprozess
Neu2
  • Tobias Krenzheute

    Quiz · Setter · Lena

    FälligErstkontakt heute

  • Miriam Falkheute

    Leadmagnet · Setter · Lena

    AutomatischLead automatisch zugewiesen

Qualifiziert1
  • Daniel Rothvor 1 Tag

    Empfehlung · Setter · Kai

    NextTermin vorschlagen

Termin1
  • Max Bergervor 4 Tagen

    Webinar · Closer · Sven

    NextSales Call am Montag

Angebot1
  • Julia Meiervor 3 Tagen

    Webinar · Closer · Sven

    FälligEntscheidung offen – nachfassen

Follow-up2
  • Sarah Lindnervor 6 Tagen

    Instagram · Closer · Nina

    FälligWiedervorlage heute

  • Ben Ostermannvor 2 Tagen

    Organisch · Closer · Nina

    AutomatischReminder versendet

Follow-ups

Follow-ups gehören ins System. Nicht in den Kopf deines Closers.

Viele Verkaufschancen gehen nicht verloren, weil der Interessent kein Interesse hatte.

Sie gehen verloren, weil niemand konsequent nachfasst.

MyCoachCRM macht offene Follow-ups sichtbar und verbindet sie mit Aufgaben, Wiedervorlagen und Automationen.

So ist klar, welcher Lead Aufmerksamkeit braucht und was als Nächstes passieren soll.

Next Action [ 07 → ]Handlung erforderlich

Max Berger

Sales Call am Montag

Letzter Kontakt vor 4 Tagen

Follow-up fällig
Automation / Active

Was jeden Tag gleich abläuft, muss nicht jeden Tag von Hand gemacht werden.

Ein neuer Lead kommt rein und muss jemandem zugewiesen werden.

Nach einem Gespräch soll eine Aufgabe entstehen.

Ein Interessent reagiert nicht und braucht ein Follow-up.

Ein Termin wird nicht wahrgenommen.

Ein Kunde unterschreibt und muss sauber an das Coaching-Team übergeben werden.

Genau solche Abläufe lassen sich automatisieren.

Rechnungen und Zahlungsstände können direkt im Prozess abgebildet werden. Welche Zahlungsvorgänge, Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder externen Zahlungsprozesse automatisiert werden können, hängt von den eingesetzten beziehungsweise angebundenen Systemen ab.

Der Punkt ist nicht, alles zu automatisieren.

Der Punkt ist, dass dein Team nicht jeden Tag dieselben Klicks machen und dieselben Informationen von einem Tool ins nächste kopieren muss.

Automation / ActiveBeispielablauf
  1. 01Neuer Lead kommt reinAuslöser
  2. 02Quelle wird gespeichertAutomatisch
  3. 03Lead wird zugewiesenAutomatisch
  4. 04Willkommens-E-MailAutomatisch
  5. 05Aufgabe für SetterAutomatisch
  6. 06ReminderAutomatisch
  7. 07Follow-upAutomatisch
  8. 08bei AbschlussAuslöser
  9. 09Client HandoffClient Handoff
Typische Automationen
  • E-Mails
  • Reminder
  • Follow-ups
  • No-Show-Prozesse
  • Onboarding
  • Rechnungen
  • Zahlungserinnerungen
  • Mahnungen

Rechnungen und Zahlungsstände bildet MyCoachCRM selbst ab. Der Umfang möglicher Zahlungsautomationen hängt von den angebundenen Systemen ab.

AI Support

KI – aber nur dort, wo sie tatsächlich etwas bringt.

Wir bauen keine KI ein, nur damit irgendwo „AI“ draufsteht.

Sie soll deinem Team vor allem zwei Dinge erleichtern: Informationen schneller verstehen und schneller erkennen, wo etwas zu tun ist.

Statt dass der Closer erst Notizen, Aktivitäten und Nachrichten durchsuchen muss, bekommt er den bisherigen Verlauf kompakt zusammengefasst – inklusive Hinweis, dass ein persönliches Follow-up sinnvoll sein könnte.

Die KI liefert Kontext. Dein Team entscheidet.

Smart SummaryKI-Zusammenfassung
  • Webinar-Lead
  • Erstgespräch durchgeführt
  • Interesse: 12-monatige Begleitung
  • Angebot vor 3 Tagen versendet
  • Seitdem keine Aktivität
Next Best Action

Persönlich nachfassen und die offene Preisfrage aus dem letzten Gespräch adressieren.

Client Handoff

Ein Abschluss ist erst dann sauber, wenn das Coaching-Team weiß, was verkauft wurde.

Genau hier entstehen in vielen Unternehmen unnötige Reibungsverluste.

Sales schließt ab.

Dann beginnt die Suche nach Informationen.

  • 01Was wurde vereinbart?
  • 02Wann startet der Kunde?
  • 03Wer übernimmt ihn?
  • 04Welche Besonderheiten wurden besprochen?
  • 05Welche Aufgaben sind noch offen?
  • 06Wie sieht der Zahlungsstatus aus?

Mit MyCoachCRM wird der Kunde strukturiert vom Vertrieb an das Coaching-Team übergeben.

Sales verkauft.

Delivery weiß Bescheid.

Der Kunde startet sauber.

Client HandoffÜbergabe angelegt
Von / Sales

Closer · Sven

An / Delivery

Coach · Anna Weber

Kunde
Julia Meier
Quelle
Webinar
Closer
Sven
Produkt
12 Monate Coaching
Start
17.08.2026
Coach
Anna Weber
Zahlungsstatus
Teilbezahlt
Offene Aufgaben
2
Sales Notes

Wunsch nach engerer Begleitung in den ersten acht Wochen. Startdatum wurde wegen Urlaub um eine Woche verschoben.

Next Session

Onboarding-Call · 18.08.2026 · 10:00

Payment Status

1. Rate bezahlt · 2. Rate offen bis 15.09.2026

Open Tasks
  • Zugang zum Kundenbereich anlegen
  • Coach-Zuordnung im Kalender bestätigen
Management

Weniger nachfragen. Mehr Überblick.

Statt dir Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenzusuchen, siehst du die wichtigsten Vorgänge an einem Ort: neue Leads, offene Follow-ups, laufende Verkaufschancen, neue Kunden, Aufgaben und relevante Zahlungsinformationen.

Du musst weniger im Unternehmen fragen: „Was ist eigentlich daraus geworden?“

Und kannst schneller entscheiden: „Was müssen wir jetzt tun?“

TodayOperations Scoreboard
Neue Leads

4

Follow-ups offen

7

Deals brauchen Entscheidung

2

Client Handoffs

3

Offene Aufgaben

11

Überfällige Rechnungen

1

Next Action [ 01 → ]Handlung erforderlich

Rechnung RE-2026-108 · Daniel Roth

Zahlungsziel vor 5 Tagen überschritten.

Zahlungserinnerung wurde versendet.

Entscheidung notwendig
Product Tour

So sieht die tägliche Arbeit darin aus.

Operations · HeuteFreitag / 07 Aug
Neue Leads

4

Follow-ups offen

7

Deals brauchen Entscheidung

2

Client Handoffs

3

Offene Aufgaben

11

Überfällige Rechnungen

1

Lead Sources · diese Woche
  • Quiz8
  • Webinar5
  • Leadmagnet4
  • Organisch3
Priorities
  • Angebot Julia Meier nachfassenSven · heute
  • Erstkontakt Tobias KrenzLena · heute
  • Übergabe Max Berger vorbereitenAnna · morgen
Latest Activity
  • Reminder an Sarah Lindner versendetAutomation
  • Vertrag Julia Meier unterschriebenSven
  • Onboarding-Call terminiertAnna
  • neue Leads und offene Follow-ups
  • Deals, Kunden und Aufgaben
  • woher die Leads kamen
  • überfällige Rechnungen
Unterschied

„Warum nicht einfach HubSpot, HighLevel oder Pipedrive?“

Kannst du natürlich.

Das sind leistungsfähige Systeme.

Aber mit dem Kauf eines CRM ist das eigentliche Problem meistens noch nicht gelöst.

  • 01Welche Pipeline brauchen wir?
  • 02Welche Status machen Sinn?
  • 03Wer bekommt welchen Lead?
  • 04Wann soll automatisch nachgefasst werden?
  • 05Wie sieht unsere Kundenübergabe aus?
  • 06Welche Informationen braucht das Coaching-Team?
  • 07Was muss die Geschäftsführung sehen?
  • 08Welche Automationen brauchen wir wirklich?

Und plötzlich hast du nicht einfach ein CRM gekauft. Du hast dir ein neues Projekt gekauft.

Genau hier unterscheidet sich MyCoachCRM.

Wir geben dir nicht einfach Software und wünschen dir viel Erfolg damit.

Du testest zunächst ein vorkonfiguriertes System für Coaching-Unternehmen.

Du musst deinen Prozess nicht in irgendein fertiges CRM pressen. Wir richten MyCoachCRM so ein, dass euer vereinbarter Kernprozess darin sauber abgebildet wird: eure Pipeline, eure Status, eure Verantwortlichkeiten und die relevanten Automationen.

Nicht dein Unternehmen passt sich dem CRM an.

Das CRM bildet euren Prozess ab.

Kein leerer Account. Kein monatelanges CRM-Projekt.

Klassisches CRM
  1. Software auswählen
  2. Pipeline selbst bauen
  3. Status selbst definieren
  4. Verantwortlichkeiten abbilden
  5. Automationen selbst bauen
  6. Daten importieren
  7. Team schulen
MyCoachCRM
  1. Vorkonfiguriertes Coaching-System testen
  2. Entscheiden, ob die Arbeitsweise passt
  3. Euren Kernprozess gemeinsam besprechen
  4. Pipeline auf euer Unternehmen abstimmen
  5. Status und Verantwortlichkeiten einrichten
  6. vereinbarte Automationen einrichten
  7. Daten übernehmen
  8. Team onboarden
Start

So funktioniert der Start.

  1. 01 / Test

    Kostenlos testen

    14 Tage vorkonfiguriertes Coaching-System kennenlernen. Während des Tests noch keine individuelle Einrichtung.

  2. 02 / Decide

    Entscheiden

    Passt MyCoachCRM grundsätzlich zu eurem Unternehmen?

  3. 03 / Setup

    MyCoachCRM auf euren Kernprozess abstimmen

    Nach dem Test richten wir den vereinbarten Kernprozess für euer Unternehmen ein.

    • Setup-Workshop
    • eure zentrale Sales-Pipeline
    • relevante Status
    • Verantwortlichkeiten
    • bis zu drei Standard-Automationen
    • Standard-Import bestehender Kontakte und Leads
    • Nutzer-Setup
    • gemeinsames Team-Onboarding

    Komplexe Migrationen, individuelle Sonderintegrationen, zusätzliche Prozesse oder kundenspezifische Entwicklung können separat vereinbart werden.

Preise

297 € pro Monat.

Du entscheidest, ob du flexibel bleiben oder dich für zwölf Monate festlegen möchtest.

Flexibel

297 €netto / Monat

Einrichtung

999 €

einmalige persönliche Einrichtung

14 Tage kostenlos testen

Monatlich flexibel nach den vereinbarten Vertragsbedingungen.

Empfohlen · 12 Monate

297 €netto / Monat

Einrichtung

999 €0 €

Einrichtung bei zwölf Monaten Laufzeit

Du gibst uns Planungssicherheit. Wir investieren dafür in deine Einrichtung.

14 Tage kostenlos testen

12 Monate Mindestlaufzeit nach Aktivierung.

Wofür die Einrichtung da ist

Die 999 € sind keine Freischaltgebühr für einen Softwarezugang. Wir investieren die Zeit tatsächlich in deinen Prozess, die Einrichtung und das Onboarding deines Teams.

Danach soll nicht einfach ein CRM vorhanden sein.

Es soll zu eurem vereinbarten Kernprozess passen und benutzbar sein.

Fit

Für wen MyCoachCRM gedacht ist

MyCoachCRM wird interessant, wenn dein Coaching-Unternehmen nicht mehr nur aus einer Person besteht.

Passt wahrscheinlich
  • du generierst regelmäßig neue Leads
  • du führst Verkaufsgespräche
  • Setter, Closer, Coaches oder andere Mitarbeiter arbeiten mit Leads und Kunden
  • mehrere Kunden werden gleichzeitig betreut
  • Informationen liegen über mehrere Systeme verteilt
  • du musst regelmäßig nachfragen, was mit einem Lead oder Kunden passiert ist
Passt eher nicht
  • du startest gerade erst und organisierst wenige Kunden problemlos selbst
  • du brauchst lediglich simples Kontaktmanagement
  • du suchst primär den günstigsten möglichen CRM-Zugang
  • du erwartest vollständig individuelle Softwareentwicklung für jeden Sonderprozess

Je mehr Übergaben zwischen Menschen stattfinden, desto wichtiger wird ein klarer gemeinsamer Prozess.

Erwartungen

Kein CRM der Welt repariert einen schlechten Prozess.

Wir versprechen dir nicht, dass du allein durch MyCoachCRM plötzlich mehr Umsatz machst.

  • Automationen ersetzen keinen guten Vertrieb.
  • KI ersetzt keine guten Mitarbeiter.
  • Und Software löst keine grundlegenden Probleme in deinem Angebot.

Was sie aber sehr wohl kann: dafür sorgen, dass ein guter Prozess nicht jeden Tag an fehlenden Informationen, vergessenen Follow-ups und unklaren Zuständigkeiten scheitert.

Und genau dafür haben wir MyCoachCRM gebaut.

Setup-Zusage

Wenn wir den gemeinsam vereinbarten MyCoachCRM-Kernprozess nicht wie vereinbart funktionsfähig eingerichtet haben, arbeiten wir innerhalb des vereinbarten Setup-Umfangs ohne zusätzliche Einrichtungskosten weiter, bis er steht.

Voraussetzung ist, dass wir die notwendigen Zugänge, Informationen und Entscheidungen von dir rechtzeitig bekommen.

FAQ

Häufige Fragen

Final

Teste es erst.

Du musst nicht anhand einer Landingpage entscheiden, ob MyCoachCRM zu deinem Unternehmen passt.

Teste 14 Tage unser vorkonfiguriertes Coaching-Setup und schau dir an, wie Leads, Sales, Kunden, Aufgaben und Zahlungen zusammenspielen.

Wenn die Arbeitsweise zu deinem Unternehmen passt, richten wir gemeinsam euren Kernprozess ein.

Aus unserem System wird euer MyCoachCRM.

14 Tage kostenlos testen →

297 € netto / Monat · 999 € persönliche Einrichtung oder 0 € Einrichtung bei zwölf Monaten Laufzeit

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